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Politique de confidentialité

Chez Oxford, nous nous sommes engagés à préserver le caractère privé de vos renseignements personnels. La présente Déclaration expose les détails de notre engagement.

La façon dont nous recueillons, utilisons et communiquons les renseignements personnels peut changer de temps à autre, et nous nous réservons le droit de modifier ou de clarifier notre Déclaration relative aux renseignements personnels. Vous pouvez consulter notre Déclaration relative aux renseignements personnels en visitant notre site web au http://www.oxfordproperties.com intranet, ou en en demandant un exemplaire auprès de notre Responsable de la protection de la vie privée.

En quoi consistent les renseignements personnels ?

On entend par renseignements personnels tous renseignements qui identifient une personne, ou qui pourraient raisonnablement être utilisés pour identifier une personne, ou qui se rapportent à une personne identifiable.

Les renseignements personnels que nous recueillons peuvent comprendre des renseignements non sensibles, comme votre nom et vos coordonnées, des renseignements d’ordre démographique ou des renseignements plus sensibles comme votre salaire et votre dossier de crédit.

Comment respecte-t-on ma vie privée ?

Avec la guidance de notre Responsable de la protection de la vie privée, Oxford exerce le contrôle et la promotion du respect des lois, des principes directeurs internes et des méthodes administratives sur la protection de la vie privée.

Nous avons établi des processus permettant d’identifier les manquements potentiels et de fournir les avis appropriés en cas de manquements afin de maintenir l’imputabilité des propriétaires de tous les renseignements personnels dont nous avons la garde et le contrôle.

Pourquoi recueille-t-on mes renseignements personnels ?

Le fait de connaître vos renseignements personnels nous aide à comprendre vos besoins, à communiquer avec vous de manière efficace et de vous offrir les services que vous voulez. Les motifs pour lesquels nous recueillons vos renseignements personnels sont, entre autres, les suivants («motifs identifiés») :

  • évaluer, établir et maintenir des relations commerciales (y compris les relations locataires-propriétaire), déterminer les taux de loyer, administrer les comptes et remplir nos obligations contractuelles
  • déterminer votre admissibilité aux locaux loués gérés par Oxford (y compris l’évaluation de la cote de crédit et la comparaison des cotes accordées par les différentes agences de crédit) et pour élaborer les produits et services qui pourraient vous intéresser, offerts par des organisations avec lesquelles nous avons des alliances stratégiques
  • vous proposez les services que vous avez demandés (comme, par exemple, des bulletins de nouvelles auxquels vous désiriez vous abonner)
  • pour effectuer de la recherche et du développement, gérer, protéger et améliorer nos services, et effectuer des sondages qui nous fournissent de la rétroaction sur nos normes de services
  • administrer notre programme de cartes cadeaux
  • conclure des ententes quant aux baux mensuels de stationnement
  • étudier et régler les demandes d’indemnisation
  • compiler des statistiques, effectuer des recherches sur les marchés et faire rapport aux propriétaires des immeubles dont nous assurons la gestion
  • suivre l’utilisation du site web, des historiques et des habitudes de transactions, suivre l’utilisation des plateformes web pendant votre passage dans nos immeubles (comme l’utilisation des points d’accès à internet sans fil) aux fins de recherches sur les marchés et (ou) de personnalisation des messages et publicités
  • administrer les échanges et les affichages en ligne
  • examiner des transactions ou des habitudes de transactions spécifiques afin de détecter des activités non autorisées ou illégales
  • tenir les dossiers administratifs appropriés, et gérer et administrer de façon générale notre entreprise
  • faciliter les transactions commerciales, y compris l’évaluation, l’exécution, le contrôle et la gestion des investissements
  • répondre aux demandes de renseignements
  • faciliter la sûreté et la sécurité
  • effectuer les fonctions requises ou autorisées par la loi
  • utiliser à toutes autres fins auxquelles vous aurez consenti

Nous recueillons et utilisons vos renseignements personnels qui sont raisonnablement nécessaires seulement pour les motifs identifiés plus haut.

Dois-je consentir à la collecte, à l’utilisation et à la communication de mes renseignements personnels ?

Dans la plupart des cas, Oxford devra obtenir votre consentement pour pouvoir recueillir, utiliser ou communiquer vos renseignements personnels. Toutefois, votre consentement peut être fourni expressément ou implicitement lorsque cela s’avère raisonnable dans les circonstances.

Sous réserve des exigences de la loi, vous pouvez refuser ou retirer votre consentement aux fins de collecte, d’utilisation ou de communication de vos renseignements personnels par Oxford en communiquant par écrit avec notre Responsable de la protection de la vie privée.

Vous trouverez ci-après des exemples de consentements, collectes, utilisations et communications :

Renseignements personnels que vous nous fournissez :

Lorsque vous fournissez directement vos renseignements personnels à Oxford ou à nos fournisseurs de services et représentants, vous consentez à ce que nous fassions la collecte, l’utilisation et la communication desdits renseignements personnels afin de respecter les motifs identifiés. Il peut s’agir de partager les renseignements avec nos fournisseurs de services (comme des institutions financières, des actuaires, des consultants, des vérificateurs, des conseillers juridiques, etc.).

Nous pouvons vérifier vos renseignements personnels ou obtenir davantage de renseignements personnels sur vous en nous adressant aux agences de crédit ou à d’autres agences de collecte de renseignements et de vérification afin de nous aider à respecter les motifs identifiés.

Si vous fournissez à nous, à nos fournisseurs de services ou à nos représentants des renseignements personnels sur une tierce personne, vous déclarez que vous avez toutes les autorisations nécessaires ou avez obtenu de ladite tierce personne tous les consentements nécessaires pour nous permettre de recueillir, d’utiliser et de communiquer lesdits renseignements personnels.

Transactions commerciales :

Lorsque cela sera raisonnablement nécessaire aux fins de transactions commerciales, il se peut que nous fassions la collecte de vos renseignements personnels auprès de tierces parties ou que nous leur communiquions vos renseignements personnels. Il peut s’agir d’une vérification des antécédents (y compris le dossier judiciaire et le dossier de crédit), d’un achat proposé ou réel, d’une vente (y compris liquidation, aliénation, forclusion ou reprise de possession), d’un bail, d’une fusion ou de tout autre type d’acquisition, de disposition, de transfert, de financement ou d’investissement. Dans de tels cas, le consentement est implicite, à moins que la loi n’exige un consentement explicite.

Programme de cartes cadeaux d’Oxford :

Le programme de cartes cadeaux d’Oxford est administré par Amex Banque du Canada et Amex Canada Inc. («Amex Canada»). Si vous achetez une carte cadeau d’Oxford via notre site web ou en personne, notre fournisseur de services de paiements recueillera et utilisera vos renseignements personnels pour notre compte afin de traiter votre paiement. Il est interdit à ce fournisseur d’utiliser vos renseignements personnels pour tout autre motif, et celui-ci doit se conformer à nos pratiques en matière de protection de la vie privée.

Nous vous rappelons que, lorsque vous achetez une carte cadeau d’Oxford dans un de nos centres commerciaux, ou lorsque vous enregistrez une carte cadeau d’Oxford ou en vérifiez le solde, vos renseignements personnels sont communiqués à Amex Canada et (ou) aux marchands auprès desquels vous utilisez votre carte cadeau, et ils sont aussi vérifiés par ceux-ci, et non par Oxford. En conséquence, Oxford n’est pas responsable de la manière dont ces tierces parties recueillent, utilisent ou communiquent vos renseignements personnels. Il est donc important de vous familiariser avec les principes directeurs en matière de protection de la vie privée de ces tierces parties avant de leur faire part de vos renseignements personnels.

Sites web :

L’utilisation de nos sites web est assujettie à nos principes directeurs et à nos méthodes administratives. En utilisant nos sites web, vous consentez à ce que nous fassions la collecte, l’utilisation et la communication de tous renseignements personnels qui pourraient nous être fournis via votre utilisation desdits sites.

Par le truchement de nos sites web, nous pouvons placer un fichier texte témoin appelé familièrement «cookie» dans le répertoire du navigateur du disque dur de votre ordinateur. Un témoin est un petit élément d’information qu’un site web peut enregistrer dans un navigateur web pour le retracer plus tard. Le témoin ne peut être lu par aucun site web autre que celui qui l’a déposé dans le navigateur. La plupart des navigateurs peuvent être paramétrés de manière à refuser tous témoins. Si vous décidez de régler votre navigateur de cette manière, certaines pages de nos sites web pourraient ne pas fonctionner de façon optimale, et vous pourriez éventuellement ne pas pouvoir utiliser toutes les caractéristiques de nos sites web.

Il arrive souvent que nos sites web proposent des liens vers des sites web exploités par des tierces parties qui échappent à nos mécanismes de contrôle. La présente Déclaration sur le respect de la vie privée ne décrit pas les principes directeurs régissant les sites web et les pratiques de toutes tierces parties en matière de protection de la vie privée. Oxford n’est pas responsable de la manière dont lesdites tierces parties recueillent, utilisent ou communiquent vos renseignements personnels. Il est donc important de vous familiariser avec leurs principes directeurs en matière de protection de la vie privée avant de leur fournir vos renseignements personnels.

De temps à autre, nos sites web demandent des renseignements personnels sur leurs utilisateurs au moyen de sondages ou de concours commandités par nous-mêmes ou par nos détaillants ou nos partenaires commerciaux (sur des sujets comme santé et bien-être, hygiène personnelle, loisirs et divertissements, aliments et boissons, produits de beauté et santé, produits pharmaceutiques, cartes de crédit, banque et finances, oeuvres de charité). La participation à ces sondages ou concours est entièrement facultative. Vous avez donc le choix de divulguer vos renseignements personnels ou non. Si vous divulguez vos renseignements personnels, le détaillant ou le partenaire commercial qui commandite le sondage ou le concours en question utilisera vos renseignements personnels à ses propres fins de marketing et en conformité avec ses propres politiques sur la protection de la vie privée. Pour ne pas faire l’objet de ces fins de marketing, vous devrez consulter les politiques sur la protection de la vie privée desdits marchands et commanditaires.

Vidéosurveillance  :

Pour des raisons de sûreté et de sécurité, il se peut que nous ayons recours à des technologies de vidéosurveillance dans nos locaux pour contrôler les accès publics aux propriétés (telles que, par exemple, terrains de stationnement, entrées des mails et halls d’entrée d’immeubles). Les appareils de vidéosurveillance peuvent saisir des images de personnes ou de passagers à bord de véhicules, de véhicules ou de plaques d’immatriculation de véhicules. À toutes les entrées, nous placerons des affiches indiquant l’utilisation de vidéosurveillance. Si vous ne désirez pas que soient captées votre image ou celle de votre véhicule ou de sa plaque d’immatriculation, il ne faut pas entrer dans les zones identifiées. Pour tout complément d’information sur l’utilisation de la vidéosurveillance dans nos locaux, nous vous invitons à vous adresser à notre Responsable de la protection de la vie privée.

Communications réglementées :

Lorsque la loi le permet, il se peut que nous communiquions vos renseignements personnels à des organismes gouvernementaux conformément à leur autorité réglementaire.

Où et pendant combien de temps mes renseignements personnels sont-ils conservés ?

Habituellement, vos renseignements personnels sont enregistrés conformément aux exigences des territoires de compétence où ils ont été recueillis. Toutefois, Oxford ou ses fournisseurs de services et représentants peuvent conserver vos renseignements personnels ou y accéder à l’extérieur du territoire de compétence dans lequel vos renseignements personnels ont été recueillis, utilisés ou communiqués antérieurement. Ainsi, les renseignements personnels recueillis en Ontario pourraient être transférés à l’extérieur de l’Ontario et du Canada. De même, des renseignements personnels recueillis dans l’Espace économique européen (EEE) pourraient être transférés et conservés à l’intérieur ou à l’extérieur de cette zone. Lorsque l’on effectue de tels transferts, lesdits transferts pourraient être traités par du personnel travaillant pour nous ou pour nos fournisseurs de services à partir de territoires de compétence autres que ceux auxquels nous sommes assujettis.

Lorsque vous nous fournissez vos renseignements personnels, vous acceptez le transfert et la conservation de vos renseignements et vous acceptez également que lesdits renseignements soient assujettis aux lois d’autres territoires de compétence, et, dans certaines circonstances, que les tribunaux, les forces de l’ordre, les organismes de réglementation et les autorités en matière de sécurité de ces autres territoires de compétence aient un droit d’accès à vos renseignements personnels.

Nous ne conservons vos renseignements personnels que le temps que nous en avons besoin ou que le temps qu’il faut pour nous conformer aux législations pertinentes.

Comment protège-t-on mes renseignements personnels ?

Que vos renseignements nous soient fournis en format électronique ou papier, nous utilisons les technologies standards de l’industrie et ne ménageons aucun effort pour préserver vos renseignements personnels contre la perte, le vol ainsi que l’accès, l’utilisation et la communication non autorisés. Nous utilisons entre autres des pare-feu et des serveurs sécurisés. L’accès physique aux zones où sont recueillies, traitées et conservées les données est restreint aux salariés autorisés qui ont besoin desdits renseignements personnels pour exécuter des fonctions précises. Des mécanismes de contrôle appropriés régissent les systèmes informatiques et les méthodes de traitement des données, et ces mécanismes font l’objet d’un examen permanent afin de demeurer conformes à nos exigences en matière de sécurité et de protection de la vie privée. Lorsque vos renseignements personnels ne sont plus nécessaires, ils sont détruits ou supprimés complètement.

Nous exigeons de nos fournisseurs de services et représentants qu’ils protègent les renseignements personnels qu’ils ont recueillis pour nous ou que nous leur avons communiqués.

Comment puis-je avoir accès à mes renseignements personnels ou les corriger ?

Nous nous efforçons de voir à ce que les renseignements que nous recueillons sur vous soient exacts, complets et à jour. Toutefois, nous comptons sur vous pour nous fournir des renseignements exacts au départ et pour nous tenir au courant de tous changements de vos renseignements personnels. Nous n’effectuons pas une vérification routinière de vos renseignements personnels; nous ne le faisons que lorsque des mises à jour obligatoires sont requises pour respecter les motifs identifiés. Ainsi, dans certaines circonstances, il se peut que nous fassions une vérification de vos renseignements personnels ou que nous obtenions des renseignements additionnels auprès de tierces parties.

Vous avez le droit, sous réserve de certaines exceptions, d’accéder à vos renseignements personnels qui sont en notre possession ou sous notre garde, et de les corriger.

Vous pouvez accéder à vos renseignements personnels et les corriger en en faisant la demande par lettre ou par courrier électronique à notre Responsable de la protection de la vie privée de la manière décrite ci-après. Il se pourrait que des frais soient exigés pour la recherche de vos renseignements personnels.

Avec qui puis-je communiquer si j’ai des questions ou des préoccupations ?

Pour tous commentaires ou questions sur notre Déclaration sur le respect de la vie privée, ou si vous estimez que nous avons manqué à notre présente déclaration, veuillez communiquer avec notre Responsable de la protection de la vie privée.

Voici les coordonnées de notre Responsable de la protection de la vie privée :

Judi George
Responsable de la protection de la vie privée
Royal Bank Plaza
North Tower, Suite 900, 200 Bay Street
Toronto, Ontario M5J 2J2

Adresse électronique : privacy@oxfordproperties.com

Dernière mise à jour : Mars 2015